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Un meeting è un momento importante per una realtà aziendale e comporta investimenti rilevanti.
La sua organizzazione presuppone, infatti, un grande impegno sia finanziario che di tempo.
Per far sì che questo impegno si traduca in un meeting di successo il Du Lac et Du Parc - Grand Resort
garantisce non solo dei servizi professionali durante il suo svolgimento, ma anche un valido
supporto nell'attività di pianificazione.
Saremo in grado di offrirVi tutti i servizi necessari per la buona riuscita dei Vostri
meeting seguendoVi passo passo sin dalla loro organizzazione.
1) PREPLANNING
. Determinare l'obiettivo del meeting;
. Fissare il numero dei partecipanti;
. Fissare una data, compatibile con gli impegni dei partecipanti e con eventuali
impegni aziendali.
2) SVILUPPO
. Selezionare e scegliere la location;
. Pianificare in dettaglio lo svolgimento: partecipanti, interventi
esterni, tempi, attività;
. Valutare i costi.
CHECKLIST - MEETING & INCENTIVE
. Qual è la partecipazione stimata?
. Quale disposizione dei tavoli è prevista?
. Servono dei fiori o delle decorazioni per il tavolo dei relatori?
. Quanti posti sono previsti per il tavolo dei relatori?
. È necessario un leggio? Dove va posizionato?
. Sono necessari dei microfoni? Quanti? Di che tipo?
. A che ora saranno possibili l'allestimento della sala e le prove tecniche?
. A che ora verranno aperte le porte ai partecipanti?
. I coffee break saranno serviti direttamente nella sala o in un altro spazio?
. Servono dei tavoli supplementari nella sala riunione?
. Servono delle stanze di livello superiore per alcune persone?
. C'è la necessità di posizionare altro materiale nella sala riunione (poster, depliant, testi, altro materiale di supporto)?
. Serve uno spazio guardaroba?
. Vi sarà una presentazione con audiovisivi? Di che tipo? Controllare la compatibilità del materiale con gli strumenti tecnici.
. Vanno previsti dei cartelli per segnalare il meeting (nome, data, orari, sala di riferimento), con la spiegazione di
come raggiungere la sala?
. Occorre un hospitality desk per l'accoglienza?
CHECKLIST - BUDGET
Di seguito vogliamo riportare delle linee guida sulle possibili voci di spesa necessarie
ad organizzare un meeting di successo.
LOCATION
. Ricerca e selezione della location.
. Analisi delle proposte e dei preventivi.
. Scelta della location.
. Costi di trasporto, soggiorno e altri costi legati alla visita della struttura
prescelta.
STAFF
. Retribuzioni dello staff fisso
. Retribuzioni per lo staff temporaneo.
. Costi per il trasporto, il soggiorno e altri costi.
. Costi per sicurezza, supporto tecnico, elettricità e audiovisivi.
PROMOZIONE
. Promozione e distribuzione di materiale promozionale
. Spese per il telefono
. Costi pubblicitari
. Prenotazioni
MATERIALE DI STAMPA
. Moduli di Prenotazione 2005.
. Moduli per eventuali tour o eventi a cui si prende parte.
. Biglietti per i pasti o per eventuali eventi a cui si prende parte.
. Programma dettagliato.
. Badge e cavalierini.
. Annunci speciali.
. Menu.
. Moduli di iscrizione per i partecipanti.
. Inviti.
. Materiale per relatori, gruppi di interesse, divisioni, partecipanti.
PROGRAMMA
. Pianificazione: meeting, telefonate, mailing, duplicati
. Spese per i relatori
. Servizi audiovisivi
. Costi di affitto della sala
. Eventi speciali, intrattenimento
. Golf o altri eventi sportivi
. Costi per le decorazioni
. Premi
. Gadget
. Fiori
. Costi per le bevande e i pasti
. Materiale di cartoleria (Block notes, penne, matite, cartellette)
. Costi per l'allestimento della sala
. Materiale necessario alla registrazione dei partecipanti
. Telefono
. Spazio stampa
. Traduzione simultanea
. Microfoni ai tavoli e per il pubblico
SERVIZI LEGATI AL MEETING
. Contratti per la comunicazione e la promozione
. Servizio di decorazione e fiori
. Assistenza tecnica
. Duplicati: manuali, liste, grafici
. Spese spedizione materiale
. Costi di elettricità
. Costi di magazzino, deposito
PROGRAMMI PER I PARTECIPANTI E ACCOMPAGNATORI
. Spese di coordinamento
. Regali e gadget
. Programma stampato
. Costi di trasporto
. Intrattenimenti, attività
. Babysitting
. Assicurazione
SPESE VARIE
. Assicurazione
. Tasse
. Spedizione merci e materiale
. Costi di magazzino/deposito
. Regali e gadget
. Shuttle, limousine e altri mezzi di trasporto
. Servizio legale
. Contabilità
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E-mail: booking@dulacetduparc.com